訪問看護ステーションの整え作業

こんにちは！大阪の整理収納アドバイザー南出かおりです😀

2025年から職場整理収納アドバイザーと看護師の資格を活かして医療従事者の職場環境改善サービスを行なってます！

前回は訪問看護ステーションが抱える課題を洗い出し→https://meguru-minami.com/blog13-2/

今回は前回からの続きで課題に対する取り組み事例をご紹介✨

今回は仕組み作りで解決できそうな問題２、３の改善に取り組みました。
問題１の人材確保についてもSNS運用やホームページ修正などで少しはお手伝いできました！

問題２の解決策：新入職員教育の仕組み化

新入職員の定着率の低さには色んな原因があり、断定することはできませんが、「教育体制が整ってない」という点に着目しました。

日々の業務に追われて、教育スケジュールやマニュアル、オリエンテーションなどの整備が追いついてない現状でした。

入職後からの予定や、すること、マニュアルなどが整っていないと新入職員は戸惑います。

新入職員

明日の予定は？どんな段取りで教えてもらえるの？実際の訪問はいつするの？一人立ちはいつ頃？

たくさんの不安を抱えて入職してこられるので、できるだけ不安の原因をなくしてあげることが離職防止につながります。

まずは、入職後のオリエンテーション冊子とマニュアルを作成。マニュアルはもちろんありましたが、色んな場所に情報が分散しており、必要な情報がすぐに出てこないという問題がありました。

そのため、新入職員への説明は色んなところからマニュアルや資料を引っ張り出してきて、訪問時のマナー・接遇、緊急時の対応、感染対策、などを説明していたそうです。

これでは、管理者の負担が増えるだけではなく、新入職員も見たい時にマニュアルをすぐに確認できず業務の定着に時間を要します。

まずは、新入職員に必要な資料、情報を全て集めます。そして、ベースの就業規則やマニュアルに加えて、管理者様のご要望も加えたオリジナルのマニュアルを作成しました。

書類整理は分類が重要です。

散らばった書類を、「どんな風に分けたら見つけやすいか？この情報はどんな時に必要になるか？これとこれは同じ種類の情報だな。」と１枚１枚内容を読みながらひたすら分類。

この分類が中々時間もかかるし頭もフル回転です。
本業をしながらはこの作業は本当に疲れます。

どの順番で構成したら読みやすいか？情報にアクセスしやすい見出しは？などたくさんの工夫を取り入れ、完成しました！

また、新人訪問看護師を育成する際に必要な目標設定や振り返り面談なども取り入れていなかったため、こちらもルーティン化できるよう書面に見える化しました。

振り返り面談って流れてしまいやすいですが、目標設定、進捗状況を確認するための振り返り面談は必ず必要です！

問題３の解決策：事務所内のモノ・コトの見える化

在庫管理や事務所内の整理整頓は全て管理者が実施していました。
属人化した業務は、負担が集中するだけでなく、欠員時にとても困ります。

管理者しかできない業務と管理者以外でもできる業務に振り分けていきます。

管理者以外でもできる業務が洗い出せたら、スタッフ全員がスムーズに取り組める仕組み作りを。

今回はモノの整理整頓を中心にご紹介します。

事務所内の①デスク周り②備品棚の整理収納作業を実施。

デスク周りのお悩みは、とにかく探し物が多い！私が訪問中も「あれどこいったっけ？」と何度も聞きました笑

書類がその辺に置かれ続け、気付けば山積み状態。いざ、必要となった時にすぐ取り出せず大慌て。他のスタッフも管理者宛に届いた書類をどこに置けばいいのかわからず、とりあえずその辺に。。

これは書類が発生した際のフローが決まってないからです。

書類は日々発生します。業務に関する重要な書類や営業のチラシ、研修のお知らせなどたくさんの種類です。

これらの書類をまずは分類して、「どんな時にどの頻度で発生する書類なのか、そして重要度はどのくらいか。」を聞いて書類発生時の流れと定位置を決めていきます。

書類は１枚増えてもスペースを圧迫する訳ではないので、処分する勇気が出ず、「とりあえず置いておこうか」となりがちです。その積み重ねがごちゃごちゃのデスクを作り上げてます。

大事なことは判断を先送りにしない。

いつ何のために使う情報なのかをその場で判断し、決められた位置に置く。この繰り返しができると書類は溜まりません。

とはいえ、全ての情報を瞬時に判断するのは難しい場合もあるので、一時保管トレイも用意。
一時保管トレイが溜まってきたら自分のタスクも溜まってきた証拠。

自分のタスクがひとまとめになっているだけで、作業にとりかかりやすいです。

掲示物をよく見ると、もう不必要になった情報や期限が切れたお知らせ用紙も。
掲示は情報が目に飛び込みやすく良い面もありますが、壁一面掲示物になると必要な情報を探し出すのに時間がかかります。

掲示するなら管理された状態で貼るのが大事です！

不必要な情報は撤去し、壁もスッキリ。書類は流れと定位置を決め、管理者以外のスタッフでも定位置がわかるようレターケースにはラベリングを。

デスクがスッキリしているだけで集中力は増し、仕事の効率は上がります。

続いては備品棚。こちらもデスク同様探し物が多く、散らかりやすいのがお悩み。

まず、コピー機と観葉植物が邪魔をして通りにくい！！腰高で使いやすい高さの段はちょうど植物がかかってしまい有効活用できてませんでした。

もちろん管理者様も置くスペースがなく渋々ここに置いている状態でしたが、やはり動線確保が優先順位１位のため何とかスペースを捻出し、別場所へ移動。

在庫も一括管理して、備品の無駄買いも防止。

在庫が分散していると、総量が把握できず、ないと思って購入した文具が色んなとこから出てくることはよくあります。

見える化することで、誰でも備品の場所が分かり、在庫管理もしやすく。

ご感想とまとめ

どこの事業所もそうですが、管理者は日々さまざまな課題に追われます。

しかし、本当に時間を注ぐべきは、目の前の利用者様への対応です。

医療従事者が専門性を最大限に発揮できるよう、属人化した業務や雑務を極力減らし、効率的に整えること。

その積み重ねこそが、利用者様にとって質の高いサービスへとつながっていきます。

最後までお読みいただきありがとうございました！

職場環境を整えることは業務効率、安全、人材育成に繋がります。

整っていない職場ございましたらいつでも駆けつけます〜♬お気軽にお問い合わせください！

元フルタイム看護師・整理収納アドバイザー

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