訪問看護ステーションの整え作業
meguru-minami
MEGURU
クリニックの倉庫を整理整頓
meguru-minami
こんにちは！医療介護現場専門・看護師の職場環境改善サポート南出です😀
今日はとあるクリニック様の改善事例をご紹介します！
院長、スタッフ皆さんの整理整頓スイッチが入り、とっても綺麗になったので是非最後までご覧ください！
クリニック様のお悩み
美容医療も提供されているこちらのクリニック様。
職場環境に関するお悩みは多々ありますが、中でも倉庫にお困りでした。
こちらの倉庫はスキンケアや化粧品などの商品と消耗品や日用品の在庫で埋め尽くされていました。
また、天井が斜めになっており奥のスペースは屈まないと進めません。
医療廃棄物などのゴミの保管もこちらでしているので直置きのものもたくさんあり、手狭で身動きが取りにくいです。
奥の部分はどう活用していいのか分かりません。自分たちで試行錯誤はしてきたけど、片付けても片付けてもすぐに散らかります。何度やってもうまくいかないので、こんなもんかと諦めてました。化粧品の在庫もあちこちにあって探すこともよくあります。
問題点の抽出
まずは現場を見学しつつ、ヒアリングを行い問題の原因を探ります。
心掛けていることは、小手先だけの改善策にしないこと。
一見見栄え良く綺麗にしても、問題の本質が解決されていなければ同じ問題で悩まされることになります。
中長期的な改善が必要な場合は、伴走しながら一緒に改善策を考えていきます。
問題①在庫量に見合った収納になっていない
在庫品は気付いた人が感覚的に発注しており、在庫量にばらつきがあリました。その結果、在庫品がカラーボックスからはみ出し、色んなところに分散。カラーボックス赤・青丸の商品はスチールラックにもあります。これでは正確な在庫量が把握しにくく、余剰在庫の原因に。
問題②直置きになっているモノがあり、ラックの下段が使いにくい
医療廃棄物や回収までの普通ゴミの保管もしている為、ラックの手前にゴミや段ボールがあることで下段部分が隠れてしまい何があるのか分からない状態に。
ゴミを保管できるスペースも確保が必要です。
問題③収納家具の特徴に合ったモノの配置ができていない。
カラーボックスとスチールラック。特徴は全く違います。
こちらのカラーボックスは中央に可動できない仕切りがあるので、置けるモノが限られてしまいます。書類や本、細々としたモノでしたら使い勝手は良さそうですが、在庫品が既に溢れている商品の保管には不向きな印象でした。
その点スチールラックは仕切りもなく制限がないので、大きなモノや量が多くても置きやすいです。欠点は天板が網なので小さなものを置く場合は不安定ですが、箱に入れておけば問題なし。天板に敷けるシートなども別売りであります。
④定位置が決まってないモノがたくさんある
なんともちょい置きしやすいスペースがあり、定位置が決まってないものはここに山積み。
中身は電池や文具、テープ類などでした。確かにこれらの用品は何かと使うので、しっかり定位置を決める必要があります。
提案内容と実作業
まずは、カラーボックスとスチールラックの特徴から考えて、スキンケアや化粧品などの商品類をスチールラックに変更することをご提案。
イメージはスーパーの陳列。手前に商品を並べ、後ろに同じ商品の在庫を並べていく。在庫が同じ場所にあるので総量を把握しやすく、在庫で溢れることは防げます。
すでに職員さんびっくり。笑
「そんな概念なかったわ。ずっとカラーボックスに置かれてたから、いつも整理するときは少し並べ替えるくらいで、棚ごと入れ替えるなんて考えたこともなかった。」
了承を得たところで、作業開始。
在庫品なので不用品はほぼないかなと思いきや、たくさん出てきます。
もう取り扱いのない商品、大量の紙袋。詰め替え洗剤の使いかけが２個出てきたりも！
使いにくい奥は、もう使用していない機材や備品などがたくさん。
全てモノを出して、床掃除もしっかり！これで大掃除ももう終わりです！
院長、スタッフ皆さんで話し合いたくさん処分しました。
使いにくいスペースはどうしても「開かずの扉化」してしまい、何があるのか分からない状態になります。そんななペースは思い切って使わないという選択もアリだと思います。
こちらの奥は皆さんで話し合い、保管品を置くことに。法律で保管期限が定められている書類やほとんど使用しないものを。手前には季節飾りや加湿器など年１回のペースで出し入れするもや医療廃棄物、回収前のゴミの保管を。
ちょい置きで溢れていたスペースもスッキリ！
Before Afterとご感想
床がかなり見えるようになりました！
見た目が気持ちいいだけでなく、出し入れしやすく、在庫管理もスムーズな倉庫へ✨
Before After
Before After
Before After
職員様からは「固定概念が吹っ飛んだ！眼から鱗！」と驚かれることたくさんでした。
使いにくさはあったが、仕事中の探し物や散らかった倉庫は当たり前と思ってました。
今回、色々改善してみて、必要なモノが探すことなく取り出せることや、無駄な動作がない事がこんなにもストレス解消になるとは思いませんでした。
在庫品が届いたとき、いつもなら空いてるスペースを見つけてねじ込むように仕舞い込んでいたのが、事前に必要なスペースを確保できていたので、使用中のモノの後ろに置くだけで完了し、楽でした。
在庫量が一目瞭然で、無駄な発注も今後減ると思います。
倉庫は一旦整いましたが、大事なことは、在庫が溢れない量のコントロールです。そのため今は在庫管理の仕組み作りに取り組んでいます。
まとめ
まだまだ管理のしやすいモノの配置やちょっとした工夫は一般常識ではないなと痛感しました。
そして、不便には気付いてるけど、中々改善にまで至らないのが職場環境。
医療介護現場における緊急なことは患者さん利用者さんへの対応です。
その為そちらの対応で手一杯になってしまい、緊急ではないけど、重要な環境改善は常に後回し状態に。
今回の事例は何年もかけて職員さんたちが試行錯誤してきた形跡もたくさん見られました。改善作業に取り組むこと自体はとても素晴らしいことだと思います。
しかし、限りある時間と労力。短時間で効率的に成果を出すにはプロに頼るのが断然近道です。
また、普段から清掃が行き届いた職場環境にするには基本の整理整頓は必須です。
ぜひ、年末の大掃除に追われる前に整理整頓のご相談お待ちしてます！
ABOUT ME
整理収納の力で暮らしも仕事も快適に！たくさんの好循環を皆様にお届けします！
