情報共有しすぎて、逆に仕事増えてませんか？

業務改善のお仕事をしていて感じるのは、昔に比べて「情報共有する場面」がものすごく増えたなー。
ということ。

最近では、LINE WORKSやChatworkなどのビジネスチャットを導入している会社さんも多いですよね。

ビジネスチャットを使っていなくても、個人LINEで仕事用グループを作っている職場も少なくありません。

もちろん、簡単にコミュニケーションが取れるのは便利です。
でも、便利だからこそ、“なんでもかんでも共有してしまう”場面をよく見かけます。

・その情報、本当に全員で共有する必要ある？
・他の方法で伝えられない？
・わざわざ連絡しなくても、一目見たら分かる仕組みにできない？

私は研修でもよく、

「作業中断を減らしましょう」

という話をしています。

集中している作業を中断するということは、非効率な上にミスに直結しやすいからです。
その対策としてモノや情報の整理について伝えてますが、

情報共有過多も大きな原因に。

集中して作業している時に、

『ピロン♪』

社用携帯が鳴る。

返信して作業に戻ったと思ったら、また

『ピロン♪』

大体の方は、そのたびに手を止めてスマホを確認します。

そして、その用件に対応して、元の作業に戻ろうとした時には、

「あれ、何してたっけ？」
「どこまでやったっけ？」

と思い出すところから再スタート。

非効率な上にミスに繋がりやすい様子がよくわかります。

特に、訪問看護や訪問診療などの“訪問系医療”の現場では、こういう場面を本当によく見かけます。

在宅療養では多職種連携が重要です。
患者さんの状態変化を共有したり、支援方針を確認したりと、日々たくさんの情報共有が行われています。

しかし、その度にLINEやビジネスチャットの連絡がとにかく頻繁に来る。

便利になったのか、逆に仕事を増やしているのか…。
本当に共有が必要な情報？

私は、情報共有にも“ルール”が必要だと思っています。

でないと、知らない間に「誰かの集中」を奪っている可能性があるからです。

私はマルチタスクが苦手なタイプなので、メッセージが溜まると、スマートフォンを捨てたくなる時があります（笑）

プライベートでもグループLINEはたくさんありますし、常に誰かとつながっている状態。

なので、集中したい時はスマートフォンを「集中モード」にして通知を切っています。

厚生労働省の調査では、日本人の労働時間は年々減少しているというデータがあります。

それなのに、なぜみんなこんなに忙しそうなんでしょう。

『ちょっと今バタバタしてて…』

よく聞くセリフですよね。

労働時間は減っているのに、常に忙しい。

もしかして私たちは、自ら仕事を増やしてしまっているのかも？！

その原因のひとつが、「情報量の多さ」と「共有過多」なのでは？

そんなことを感じた１日でした。

元フルタイム看護師・整理収納アドバイザー

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