【訪問診療クリニックの業務改善】開業後に増えた「属人化」を仕組みで解決する仕事

昨年度よりご縁があり、訪問診療クリニックの立ち上げからサポートをさせていただいています。

まだ開業して1年未満ですが、事務長さんと先生のお人柄もあって患者さんは順調に増え、大繁盛。

本来なら開業初期に整えておきたいマニュアルや業務の土台づくりも、患者さん対応が最優先となり、気づけば後回しになっていました。

その結果、日々の業務をこなすだけで精一杯。

「もっと効率的なやり方があるんじゃないか。」
「同じことを二度手間、三度手間でやっている気がする。」

そう感じながらも、改善に立ち止まる時間がない。そんな状況でした。

事務長さんからお話を伺う中で、一番大きな課題だと感じたのが、

「事務長にしか分からない業務＝属人化した業務が多すぎる。」

何をするにも事務長へ確認しなければ進められず、事務長自身も常に質問対応に追われる状態でした。

今後クリニックはさらに拡大し、新しいスタッフも増えていく予定です。

しかし、この状態のまま人を増やしても、教える人の負担は増えるばかり。

毎回一から口頭で説明し、手取り足取り教えるのでは時間も労力もかかります。

そこでまず取り組んだのは、

「事務長しかできない仕事」と「事務長でなくてもできる仕事」を整理すること。

そして、事務長でなくてもできる仕事は
「誰が担当しても同じ完成度で業務ができる仕組みをつくること」です。

訪問診療クリニックで実際に行っているこ

私の仕事は、単に書類やモノの整理をしたり片付けをしたりすることではありません。

院長や事務長が本来の仕事に集中できるよう、クリニック全体の業務を整理し、仕組みを整えることです。

例えば…

• 業務の棚卸し・見える化
• 業務フローの作成
• マニュアル作成
• 書類・データ管理方法の見直し
• Googleスプレッドシートの整備
• 在庫管理や物品管理の仕組みづくり
• 誰でも分かる収納・ラベリング
• スタッフ教育の土台づくり

訪問診療クリニックの仕事は想像以上に多岐にわたります。

メインはもちろん訪問診療。通院困難な患者さんのお宅へ訪問し、診療や処方、処置を行います。

しかしその裏では、診療に付随する事務処理や書類作成、多職種との連携、電話対応、情報共有など、数え切れないほどの業務があります。

まずはそれらを一つひとつ丁寧に棚卸しし、「どんな仕事が存在するのか」を整理して分類していきます。

この作業が私は大好きです（笑）

マニュアル作成時、業務に名前を付けるのも好きです。（笑）

新人さんが見ても、「〇〇業務」という名前だけで何をする仕事なのかイメージできること。

そして、できるだけ短く分かりやすい名前にすること。

そんなことを考えながら、一つずつ整理と分類をしています。

分類ができたら、今度はその業務の中に潜んでいるムリ・ムダ・ムラを探します。

「この確認、本当に必要？」
「この書類、もっと簡単にできない？」
「情報を探す時間がもったいない。」
「同じ内容を何度も入力していない？」

そんな小さな改善を積み重ねることで、スタッフの負担が減り、結果的に院長や事務長が診療やマネジメントに集中できる環境ができていきます。

私が目指しているのは、整理収納だけではありません。

“人に依存しない仕組み”をつくること。

現場を知る看護師だからこそ、医療現場に合った業務改善や環境づくりができる。

それが、今私が訪問診療クリニックで担っている役割です。

南出かおり

看護師
職場整理収納アドバイザー

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医療・介護現場に特化した環境改善支援を行っています。15年以上の現場経験と整理収納の知識を活かし、環境改善・業務改善・職員研修を通じて働きやすい職場づくりをサポートします。